1. Kho bãi là gì?
Kho bãi được coi là mắt xích có vai trò quan trọng trong việc lưu trữ, bảo quản và điều tiết, vận chuyển hàng hóa xuyên suốt chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kho bãi còn bao gồm việc cung cấp thông tin về vị trí, tình trạng và điều kiện lưu trữ của các loại hàng hóa.
Kho hàng và kho bãi là 2 khái niệm được sử dụng khá tương đồng nhau trong các trường hợp.
Tuy nhiên, kho hay kho hàng được sử dụng để chỉ các nhà kho được xây dựng theo tiêu chuẩn nhằm mục tiêu lưu trữ, bảo quản hàng hóa cho các cửa hàng hoặc doanh nghiệp với quy mô nhỏ hơn.
Trong khi đó, kho bãi là các khoảng diện tích lớn dùng để tập kết, lưu trữ hàng hóa, phương tiện. Một số bãi có thể được hiểu là 'kho' ngoài trời để những hàng hóa cồng kềnh, không yêu cầu điều kiện bảo quản quá khắt khe.
Chính vì vậy, quản lý kho bãi sẽ có những quy trình phức tạp hơn, đòi hỏi doanh nghiệp phải tối ưu hóa nhằm tăng năng suất và giữ chi phí ở mức thấp nhất.
2. Quản lý kho bãi bao gồm những hoạt động gì?
Kho bãi là 'trạm trung chuyển' của chuỗi cung ứng. Chính vì vậy, sẽ có nhiều hoạt động khác nhau diễn ra trong đó. Dưới đây là các hoạt động phổ biến nhất trong quy trình quản lý kho logistics.
- 2.1. Nhận hàng (Receiving): Tiếp nhận hàng hóa từ xe tải, kiểm tra số lượng, chất lượng và ghi nhận thông tin vào hệ thống quản lý.
- 2.2. Cất hàng (Put-away): Di chuyển hàng hóa từ khu vực nhận hàng đến vị trí lưu trữ thích hợp trong kho.
- 2.3. Lưu trữ hàng tồn kho (Inventory storage): Sắp xếp hàng tồn kho hợp lý, áp dụng FIFO, FEFO hoặc LIFO để tối ưu hóa vòng quay hàng hóa.
- 2.4. Chọn đơn hàng (Picking): Thu thập hàng hóa theo đơn đặt hàng để chuẩn bị cho quá trình đóng gói và vận chuyển.
- 2.5. Đóng gói (Packing): Đóng gói hàng hóa đảm bảo an toàn, dán nhãn vận chuyển và chống sốc trong quá trình giao hàng.
- 2.6. Vận chuyển (Shipping): Phối hợp vận tải giao hàng đúng hạn, cập nhật hành trình trên hệ thống quản lý.
- 2.7. Phân lô / tổ chức kho (Slotting): Bố trí kho thông minh để giảm quãng đường di chuyển, tăng năng suất nhân viên.
- 2.8. Báo cáo (Reporting): Thực hiện thống kê, báo cáo định kỳ để đánh giá hiệu suất và tối ưu vận hành.
3. Lợi ích của hoạt động quản lý kho bãi
Với đặc điểm có mặt bằng lớn để thuận tiện cho phương tiện ra vào, dỡ hàng và lưu trữ hàng hóa, quản lý kho bãi ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Một số lợi ích nổi bật:
- Đảm bảo tính sẵn có: Giúp hàng hóa luôn sẵn sàng khi cần, duy trì dòng chảy liên tục từ nhà cung cấp đến khách hàng.
- Tối ưu hóa lưu trữ: Tăng hiệu suất sử dụng không gian, giảm chi phí vận hành và lưu kho.
- Tránh quá tải hoặc thiếu hụt: Theo dõi chính xác lượng tồn kho, đảm bảo cân đối cung cầu.
- Tăng tốc độ giao hàng: Giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, cải thiện trải nghiệm khách hàng.
- Nâng cao năng lực cạnh tranh: Tối ưu chi phí logistics và đảm bảo dịch vụ chất lượng cao.
4. Quy trình quản lý kho bãi trong logistics
Quy trình quản lý kho bãi đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận để đảm bảo hàng hóa được xử lý chính xác và hiệu quả. Các bước chính bao gồm:
- 4.1. Lập kế hoạch kho bãi: Xác định vị trí, diện tích và cách bố trí để tối ưu hóa không gian và chi phí.
- 4.2. Nhập kho: Kiểm tra hàng hóa, xác nhận thông tin và lưu trữ dữ liệu vào hệ thống WMS.
- 4.3. Lưu trữ hàng hóa: Phân loại, sắp xếp khoa học, đảm bảo dễ truy xuất và kiểm soát.
- 4.4. Quản lý tồn kho: Theo dõi biến động, kiểm kê định kỳ và báo cáo lượng hàng còn lại.
- 4.5. Xuất kho: Chuẩn bị, đóng gói và giao hàng đúng thời gian, đúng chất lượng.
- 4.6. Kiểm kê định kỳ: Đối chiếu số lượng thực tế với dữ liệu hệ thống để phát hiện sai lệch.
Tác giả: LogiXperience Editorial Team – Thư viện Kiến thức Logistics 4.0
Nguồn tham khảo: CSCMP (2024), World Bank LPI Report (2024), VLA Report (2023), DHL Trend Radar, Gemadept Smart Logistics Whitepaper.